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 Les défis des migrations SharePoint Document lors de la migration des fichiers et dossiers

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MessageSujet: Les défis des migrations SharePoint Document lors de la migration des fichiers et dossiers   Jeu Fév 24, 2011 6:39 am

1. Traitement des caractères spéciaux et les longueurs dans le dossier et les noms de fichier
SharePoint n'accepte pas certains caractères spéciaux (tilde, dièse, pour cent, esperluette, astérisque, bretelles, barre oblique inverse, du côlon, les crochets, point d'interrogation, barre oblique, pipe, guillemet. Que beaucoup de caractères spéciaux et certainement, il n'est pas que rare de trouver certains de ces noms de fichiers dans des fichiers. En outre, SharePoint ne permet pas de longueurs nom du dossier et fichier à plus de 128 caractères dans WSS 3.0. Ces aspects seul peut être une douleur lors de la migration des dossiers qui contiennent des fichiers & spéciales caractères et des noms longs. noms de dossier de fichiers Windows / avec des caractères spéciaux doivent être remplacés par des caractères SharePoint acceptables afin d'éviter un travail manuel à renommer les dossiers et fichiers. Pour les fichiers qui contiennent des caractères spéciaux fondés sur une certaine logique ou un ensemble de règles, ce qui peut facilement être traitées en utilisant des scripts ou des outils. Toutefois, si les fichiers contiennent des caractères spéciaux d'une manière aléatoire sans bon ordre à leur sujet, il peut être une tâche laborieuse pour renommer les dossiers et fichiers avant de les migrer vers SharePoint. De même, le dossier à long et les noms de fichiers doivent être tronqué à la longueur prescrite avant de les déplacer vers SharePoint. A quelques dossiers méchant / fichiers dans un ordre aléatoire peut mettre des bâtons dans une migration bien planifié, grande et ordonnée. Voici deux liens utiles pour en savoir plus sur SharePoint spéciales caractères, des limites sur la longueur des URL et des noms de fichiers longs.

2. Le maintien de la structure même dossier / fichier »lorsque la migration vers SharePoint
La plupart des entreprises veulent garder les mêmes structures de fichiers et de dossiers de maintenir la cohérence opérationnelle ainsi que la continuité des activités. Par exemple, une organisation utilise actuellement une plate-forme Windows traditionnelles serveur de fichiers pour collaboration document pourrait être le déploiement de SharePoint comme plate-forme de collaboration pour les utilisateurs. Dans une telle situation, il sera plus facile de maintenir le même dossier et la structure de fichier dans la nouvelle bibliothèque de configuration SharePoint sans modifier l'expérience utilisateur dans la manipulation des dossiers et des fichiers. Il rend la navigation intuitive, simplifie le processus de migration, minimise la formation des utilisateurs et améliore l'efficacité opérationnelle.

3. Migration d'un ensemble restreint de types de documents / formats tels que doc, xls, ppt, jpeg, dwg, pdf, etc
Parfois, seuls les documents de certains types (ou formats) doivent être déplacés dans les bibliothèques SharePoint selon les modèles de documents ou types de contenu ou de types de fichiers autorisés pour améliorer le cadre de gestion des documents. Tout autre doit être filtrée. Pour déplacer des fichiers de manière sélective en fonction de leurs types, il faudra un peu de programmation, surtout si il ya des arbres gros dossier (dossiers imbriqués).

4. Migration d'un grand nombre de fichiers non structurés et mal géré.
Du point de vue du contenu du fichier, la pertinence des affaires et les habitudes d'utilisation, la migration d'un grand nombre de fichiers non structurés et mal gérées (rappelez-vous certains de ces systèmes de fichiers existants?) À un cadre structuré, organisé et consultable au sein de SharePoint n'est pas facile. A beaucoup de planification et reorg minutieuse des fichiers et dossiers est un must. Cela signifie essentiellement qu'il y aura reprise fréquente de la cartographie et le remappage les dossiers source et destination des bibliothèques. La migration doit être ventilé à plusieurs tâches différentes (traitement par lots), avec plusieurs règles différentes pour traiter les fichiers et dossiers.

5. Grâce à une application de masse document de migration pour le travail de votre bureau au lieu de courir à droite sur les serveurs SharePoint directement.
Si vous utilisez des outils tiers pour la migration, une solution qui peut fonctionner soit sur le bureau et / ou sur le serveur sera idéal. Prenons le cas de migrations supplémentaires. Le serveur SharePoint peut-être déjà en mode de production, tandis que plusieurs bibliothèques différentes dans SharePoint pourrait être encore sous la migration. Les performances du serveur sera compromise si la demande migration va s'exécuter sur le serveur. Il est préférable que l'application s'exécute sur un ordinateur de bureau effectuant des actions comme le nettoyage des données, de processus de transformation et faire juste un produit final en vrac télécharger dans SharePoint.

6. Migration et le marquage des dizaines de milliers de documents de vos dossiers existants dans votre nouveau référentiel SharePoint, tout en conservant la taxonomie existante ou migrer vers une nouvelle taxonomie.
La plupart des utilisateurs du système de fichiers ne seront pas familiers avec le concept de métadonnées du document. Ils sont plus familiers avec les propriétés du fichier terme. Le concept de métadonnées document provient Document Management Systems (DMS), où les documents sont stockés et peuvent être consultées sur un large ensemble de mots clés et expressions. Les bibliothèques de documents SharePoint dans s'apparentent à des systèmes de gestion de documents dans la façon dont ils stocker des documents et des propriétés pour la recherche et la récupération. Cependant, ces propriétés doivent être présentés lors de la migration vers SharePoint d'une certaine manière qui facilite la recherche et la récupération plus puissant et élégant. Vous pouvez migrer / propager des champs de métadonnées à partir des propriétés de documents stockés dans le fichier ou en utilisant un fichier de métadonnées externes / base de données. Cartographie et le marquage des propriétés de fichier existant et l'ajout de propriétés supplémentaires à des documents dans SharePoint, en particulier pour une taxonomie bien structuré peut être un processus laborieux.

7. Soutènement (report) la date de création et de dernière modification du fichier des attributs du système de fichiers pour assurer la continuité des affaires pour les utilisateurs et de minimiser la formation des utilisateurs lors d'une collaboration dans le nouvel environnement SharePoint.
C'est un autre défi qui est confrontée en permanence par les utilisateurs de SharePoint. Il ya beaucoup de raisons d'affaires de conserver les mêmes valeurs champ Date fois que les documents ont été migrés vers SharePoint. Malheureusement, SharePoint est loin de cet aspect et vous avez besoin d'outils tiers ou un peu de programmation en interne pour faire avancer les champs de date d'origine des documents.

8. Automatiser le processus de migration afin de réduire le temps nécessaire et le travail nécessaires pour déplacer des dépôts de gros fichiers vers SharePoint.
Presque toutes les migrations de taille moyenne à grande taille nécessitent une automatisation, en particulier lorsque supplémentaires migrations batch / à partir de sources différentes ont lieu. jobs batch automatisé vous aider à prendre le contrôle complet du processus de migration par les erreurs de manipulation et de déclencher des événements qui peuvent être gérés efficacement. Sinon, vous devez passer des heures sur les problèmes ad-hoc et de traquer les erreurs répétitives jetés par les migrations non-automatisée.
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