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 Il Fichier: Augmentez votre productivité en seulement 15 minutes par semaine

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MessageSujet: Il Fichier: Augmentez votre productivité en seulement 15 minutes par semaine   Jeu Fév 24, 2011 6:40 am

Malgré les meilleures intentions, la plupart d'entre nous de ne pas utiliser de bonnes pratiques de gestion de l'information - les systèmes de classement simple qui nous permettent de garder une trace de nos projets et de ressources. La montagne de paperasse piles sur le dessus de nous comme une avalanche, et au-delà, il ya des fichiers PC, e-mails et SMS à gérer. Peu d'organisations ont des pratiques standard pour la gestion de l'information et l'organisation, le tri et systématisant l'information n'est pas quelque chose plupart d'entre nous ont déjà appris à faire - il n'est donc pas surprenant que nous luttons pour trouver l'ordre parmi le chaos. Loin d'être une tâche nuisance administrative, gestion de l'information efficace est essentiel à votre efficacité et votre productivité. L'introduction de systèmes simples et en investissant seulement 15 minutes par semaine peut vous mettre dans le contrôle de vos informations et vous aider à devenir plus efficaces et productifs.

Gestion des documents

il rester ensemble. Création d'un point de stockage central pour tout ce qui nécessite de dépôt - une boîte ou un dossier intitulé «classement» - et tout jeter dedans au cours de la semaine.

Prenez le temps. Allouer 15 minutes chaque semaine pour le dépôt. Selon l'état vous êtes au début, vous devrez peut-être consacrer plus de temps que cela pour obtenir sur le dessus de la tâche -, mais à partir de là, 15 minutes par semaine, devrait être un intervalle de temps suffisamment petit pour trouver, mais suffisamment longue pour de vous tenir au courant de vos documents.

systèmes mis en place. Lorsque des classeurs à l'aide, décider comment vous allez consacrer votre espace pour faire plus facile de localiser vos fichiers: par exemple, plutôt que de mélanger tous vos fichiers ainsi que vous pouvez décider de conserver les fichiers des clients actuels dans un tiroir et les dossiers des clients potentiels et des informations de marketing en un tiroir distinct, ou vous pouvez choisir de stocker les projets en cours dans un tiroir et de la recherche et des informations de référence dans un autre, ou vous pourriez décider de déposer tout dans l'ordre alphabétique - vous eu l'idée - regardez le type de fichiers que vous avez et de décider comment logiquement les diviser en catégories. Ensuite, l'étiquette de la face de chaque tiroir avec le type de fichiers qu'il contient.

La couleur qui. Utilisez un code couleur pour plus de systématiser vos fichiers et vous permettre d'identifier les différents types de fichiers à un coup d'œil. Choisissez une gamme de chemises en carton bulle de couleur et d'attribuer une couleur différente à utiliser pour différents types de fichiers: par exemple, bleu pour les fichiers clients, violet pour les dossiers du personnel, rose pour les fichiers du projet et ainsi de suite. Faites une liste de référence de ce que chaque couleur représente jusqu'à ce que vous êtes familier avec votre système.

Quelle est la couleur aujourd'hui? Maintenant, nous préparons un dossier de couleur différente pour chaque jour de la semaine. Utilisez-les pour le fichier des tâches qui exigent une action sur certains jours. Vérifiez le contenu de votre journée de fichier dans le cadre de votre préparation de 10 minutes à la fin de chaque journée et de hiérarchiser les tâches. Assurez-vous de garder votre jour des fichiers à jour par suite de dépôt des documents relatifs à vos tâches quotidiennes dans la journée sur les fichiers, plutôt que dans votre dossier «classement» où vous ne pouvez pas le voir à nouveau jusqu'à ce que votre heure de dépôt alloués.

Gestion des e-mail

Virtual fichiers. Paramétrage des dossiers dans votre e-mail de déposer des informations importantes que vous avez lu ou mises en oeuvre et à conserver pour référence future. Ces dossiers pourraient refléter vos dossiers papier pour le rendre facile pour vous de renvoi informations imprimées et en ligne ayant trait à un sujet particulier.

Ligne de couleur. Apprenez à code de couleur de votre e-mails entrants afin que vous puissiez identifier un coup d'œil les e-mails requièrent votre attention immédiate. Encore une fois, votre code de couleur pourrait miroir de votre système de dépôt d'une copie papier, tout en ajoutant des catégories de couleurs pour les nouveaux e-mails de vos amis et famille.

Email règles. Établir des règles pour les e-mails entrants pour vous aider à trier les messages légitimes du spam, des blagues et de la ferraille. Votre logiciel de messagerie peut vous aider, par exemple, d'envoyer des messages de spam directement à la poubelle, ou pour envoyer des e-zines ou des bulletins vous vous abonnez à un dossier directement à la lecture.

Lire et effacer. Beaucoup de gens ont tendance à vouloir garder emails - vous fixer quelques lignes directrices pour ce que vous voulez conserver et supprimer le reste une fois que vous avez lu ou les mises en application. Et, ne pas garder dans votre boîte e-mails - ils vont seulement vous vous sentirez comme vous avez plus de travail que vous avez vraiment et augmenter les chances que vous donnent quelque chose qui a besoin de votre attention. Soyez discipliné: lire, alors une action ou supprimer le fichier.

Nettoyage du printemps. Prévoyez du temps pour nettoyer votre e-mail régulièrement, une fois par mois devrait être suffisant pour vous garder sur le dessus. Vider votre les éléments supprimés et tous les éléments inutiles envoyé, et de passer par un projet achevé ou dossiers de tâches et de veiller à ce que tout ce que vous gardez est essentiel de vos dossiers. Le nettoyage de votre e-mail vous assurera la gestion de vos fichiers de courrier électronique et l'espace disque de manière efficace.
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