ABC de la gestion de vos archives de généalogie - Partie 2 - Annuaire de généalogie de nommage, les fichiers de dossiers &

L'objectif dans l'organisation des dossiers de généalogie numérique pour le rendre facile de trouver un fichier, de sauvegarder des fichiers, d'envoyer des fichiers sur d'autres chercheurs, pour déplacer la généalogie d'un autre ordinateur ou à un autre programme de généalogie et de le rendre possible pour l'avenir de comprendre généalogiste notre système d'archivage.

Sauvegarde de vos données généalogiques est une entreprise sérieuse. Vous voulez le rendre aussi facile que possible pour sauvegarder vos archives afin que vous le faites souvent. Lorsque l'ensemble de vos données généalogiques est sous répertoires d'un ou deux dossiers ou il rend le travail beaucoup plus facile.

La première chose à faire est de passer un certain temps et l'expertise de vos fichiers informatiques pour tout ce qui touche à la généalogie. Analyser ce que vous trouvez à déterminer les types de fichiers que vous avez. Puis, avec papier et crayon commencer le schéma d'un graphique de la façon dont vous allez créer un nouveau système. Une fois que vous avez indiqué votre liste de types de fichiers sur le papier (état civil, recensements, registres des cimetières, des photographies, etc,) l'installation d'une nouvelle archive vide (répertoire et dossiers) sur votre ordinateur. Ne pas modifier ou déplacer tous les fichiers anciens encore, mais que vous ajoutez de nouveaux enregistrements à votre magasin d'informatique-les dans votre nouvelle archive. Une fois que vous vous familiariser avec votre nouveau système de classement, alors vous pouvez commencer à copier les anciens fichiers dans l'archive de nouvelles, un groupe à la fois. Ensuite, vérifiez et assurez-vous que votre logiciel de généalogie pour les trouver.

Bien que l'agencement des divers aspects de votre ordinateur est un choix personnel, vous ne voulez pas perdre de vue l'objectif. Vous voulez tout ce qui touche à la généalogie rester ensemble. Vous voulez utiliser des noms significatifs qui montrent clairement ce qui sera trouvé dans ce répertoire ou un dossier particulier, vous voulez aussi être logique et cohérente tout en conservant votre système simple. C'est un défi de taille, et il faut une planification, la persistance et de patience.

J'ai un seul Master Directory dans mon répertoire racine ... C: généalogie, je pense que mon parapluie sous lequel je généalogie stocker toutes les données numériques liées généalogie. De l'annuaire Master I branche de sous-répertoires où je garde les fichiers de divers programmes et fichiers de données. Le dossier répertoire terme et sont souvent utilisés de façon interchangeable;-je utiliser le répertoire terme ou sous-répertoire où il détient la plupart des dossiers, mais très peu de dossiers, puis les dossiers stocker des fichiers. Essayez d'imaginer ce qu'un arbre numérique; C: est la racine principale; les sous-répertoires constituent le tronc de l'arbre; les dossiers sont les branches et, enfin, les fichiers sont les feuilles de l'arbre.

Au cours de l'installation du programme quelle que soit la généalogie dossiers sont nécessaires seront créés, mais vous devez créer les répertoires et les dossiers pour vos archives de données. Utiliser des noms significatifs qui montrent clairement ce que les fichiers seront trouvés dans ce répertoire ou un dossier, être logique et cohérente, mais en même temps, essayez de garder votre système simple. Recensement, état civil, les testaments, bibliothèque, de correspondance, etc ne sont que quelques dossiers que j'utilise. Parce que j'ai recueillies tant les dossiers de recensement J'ai également partagé ce dossier en sous-dossiers, un pour chacun des noms de famille principal dans ma généalogie. Ces nom de famille sous-dossiers sont volumineux, mais je veux garder ces familles avec leurs ancêtres et leurs descendants à des fins de recherche et de tri. En vertu de registres de l'état civil, j'ai sous-dossiers pour les naissances, baptêmes, mariages et décès.

La dernière étape, mais une question très importante prend un peu de réflexion ... comment nommer les fichiers individuels. Je commence la plupart de ma généalogie des noms de fichiers avec le nom de famille. Pour les fichiers de recensement, je commence par le nom du chef de ménage, puis l'année du recensement, le nom donné et, enfin, les deux initiales Etat lettre, c.-à-Lloyd-1850-Jos-NJ.jpg. Ce nom de fichier pour trier tous les fichiers Lloyd dans un groupe en fonction de l'année du recensement. Je utiliser le tableau de bord pour séparer les mots dans un nom de fichier, il fait un nom de fichier plus lisible.

J'abrège donné des noms, mais ce n'est pas une bonne idée d'abréger les noms de famille. Ce qui semble logique de vous ne peut faire aucun sens à une autre personne. Les deux abréviations Etat lettre sont largement connus, mais ce n'est pas vrai pour les noms de famille. Même le système soundex de nommage n'est pas toujours facile à comprendre.

Chaque fois que vous utilisez une date complète dans un nom de fichier veillez à commencer par l'année, mois et jour, et toujours ajouter un zéro devant un seul chiffre, par exemple, 21/08/1870. Ce format va trier dans le bon ordre, l'année | mois | jour. Quelque soit le système que vous concevez garder à l'esprit que la cohérence est vraiment important dans la dénomination des fichiers, un nom mal orthographié, un tiret supplémentaire, ou de l'espace jettera le tri de ligne.

Dans la dénomination des fichiers autres que les documents de recensement, j'ajoute "type de fichier" comme Will, des successions, de naissance, acte de transfert, etc, ... à savoir Lloyd-1861-Jos-acte-NJ.jpg. Quelque soit le système que vous créez ou décider de suivre, garder les choses simples.