Pouvez-vous trouver une télécopie d'un vendeur que vous avez enregistré il ya dix ans en quelques secondes? Avez-vous déjà maudit votre PC sous votre souffle lors d'une vérification parce que vous ne trouvez pas la déclaration demandée ou de l'histoire du pilote?
Si vous avez répondu non à la première question ou oui à la seconde abréviations, dossier pourrait vous faire économiser du temps et de l'aggravation des symptômes.
La partie la plus importante de l'organisation est la mise en œuvre et l'utilisation d'un système. Tout système est mieux que rien. Un système de procédures spécifiques encore plus faciles à suivre donne des résultats cohérents.
Si vous n'utilisez pas d'abréviations de fichiers dans le cadre de votre système de nommage des fichiers, examiner les avantages. Si vous les utilisez, pensez à les renforcer. Le concept des abréviations fichier n'est pas nouvelle. Le FBI les utilise ainsi que le STIDI canadienne (Computer Assisted Immigration Processing System) ainsi que de nombreux lieux de travail, les organisations et les ministères. La messagerie texte est truffé de sigles.
La langue est en constante évolution. Avez-vous lu Shakespeare récents? Je m'attends à ce que nos arrière-arrière-arrière-petits-enfants parleront abréviations et sonnent comme des étrangers clic-clac du film District 9. Okay, peut-être pas tout à fait mauvaise. Mais ils vont très certainement envisager de parler notre langage courant pénible et lent. Ce n'est pas nécessairement une mauvaise chose.
Comme mon plus jeune fils répond toujours quand je corriger sa grammaire: L'importance du langage est la capacité à faire passer votre message.
Si vous ne souhaitez pas que vos noms de fichiers d'apparaître comme étrangers que les symboles sur un vaisseau spatial extraterrestre, quelques améliorations mineures obtiendrez votre point de vue pendant que vous avancer vers le but ultime de l'organisation parfaite. Exigences pour les abréviations de fichiers qu'ils sont:
renforcer la recherche de fichiers Windows
sont faciles à comprendre par une personne peu familiers avec le système (comme votre comptable, comptable, commissaires aux comptes, etc)
faire des documents faciles à distinguer parmi des milliers de fichiers
se prêtent à des recherches et les trie par catégorie (lettres, fax, mémos, etc), indépendamment du format (pdf, doc, jpg, etc)
Si vous lisez ceci, vous êtes probablement familier avec VBA conventions de nommage. En bref, ils sont préfixes minuscules pour les variables qui distinguent le type, à savoir:. Str pour la chaîne, dbl pour le double, int pour integer, etc extension de cette convention de nommage pour les noms de fichiers répondent aux exigences énumérées précédemment. Si vous n'avez pas la date des fichiers de code, vous voudrez peut-être à la recherche du code de date ISO mentionnée à la fin de cet article. En utilisant le code de date ISO permet sortes de fichiers par date de contenu plutôt que la création, dates accédés ou modifiés. Voici un exemple des fichiers codés date:
31/01/2010 John Johnson.doc
03/02/2010 Insurance.pdf A1
04/02/2010 A1 Insurance.doc
04/02/2010 Insurance.jpg A1
04/02/2010 2.jpg assurance A1
04/02/2010 Insurance.pdf A1
05/02/2010 Tremblay.pdf John
Alors que la date de codage est une excellente étape vers l'organisation, les noms de fichier ci-dessus révèlent peu de choses sur leur contenu. Les références au type de document révéler plus de détails:
31/01/2010 John Johnson.letter sur la fin payment.doc
03/02/2010 A1 quote.pdf renouvellement d'assurance
04/02/2010 A1 assurance rates.doc nouvelles
04/02/2010 A1 lettre des assurances de renewal.jpg
04/02/2010 A1 lettre des assurances de ACH payments.jpg
04/02/2010 A1 lettre d'assurance sur les paiements ACH 2.pdf
05/02/2010 John Johnson lettre au sujet de la fin payment.pdf
La lettre mot est facile à reconnaître dans la liste ci-dessus, mais consomme cinq caractères; à la fois inutile et aussi lourdes que décrit dans la chanson de Seven Mary Three. Abréviations, cependant, faire passer le message avec moins de personnages:
DH article AR
Email EM
FR avenant
Fax FX
Lettre LT
MM Memo
QT Citer
Cela améliore considérablement la liste des fichiers:
31/01/2010 Johnson John LT. Vers fin payment.doc
03/02/2010 QT A1 assurance renewal.pdf
04/02/2010 FX A1 fax des assurances de nouvelles rates.doc
04/02/2010 LT A1 assurance sur les paiements ACH 2.pdf
04/02/2010 LT A1 assurances de ACH payments.jpg
04/02/2010 LT A1 assurances de renewal.jpg
05/02/2010 MM John Johnson sur payment.pdf fin
Tri par type de document plutôt que de type de fichier est maintenant possible. La liste ci-dessus tous les groupes de lettres à A1 assurance en Février, même si deux sont jpeg et on est pdf.
Fichier abréviations faciliter sortes type de document tout en permettant sortes type de fichier désiré.
La liste contient encore des problèmes, cependant. Et s'il y avait des centaines de lettres à l'assurance-A1? Trois préfixes lettre permettre à un plus détaillée de tri, où f = de et t = to.
Arf l'article de
D'article à
Email du CEM
Email EMT à
Approbation des ENF
Approbation ENT pour
Fax FXF de
Fax FXT à
Lettre de LTF
Lettre à LTt
Note de service de MMF
Mémo MMT
Citation de qTf
Citation QTT à
Maintenant, les noms de fichiers contiennent la même quantité d'informations en utilisant moins de caractères:
31/01/2010 Johnson John LTF. Vers fin payment.doc
03/02/2010 qTf A1 assurance renewal.pdf
04/02/2010 FXT assurance fax sur rates.doc nouvelles
04/02/2010 LTF A1 assurance sur les paiements ACH 2.pdf
04/02/2010 LTt A1 assurances de ACH payments.jpg
04/02/2010 LTF A1 assurances de renewal.jpg
05/02/2010 MMt John Johnson sur payment.pdf fin
Tout aussi important que le sigle est: où il est placé. Pour faciliter la désignation des programmes et la récupération de fichiers, il devrait commencer par le code ISO Date qui a une longueur de dix caractères. Après le code de date avec un espace, puis les résultats abréviation dans un point de départ constant de caractère douze pour toutes les abréviations - un avantage de programmation.
Une sorte de fichiers de distinction entre les lettres et les lettres à. Une recherche de fichiers Windows pour: 2010 * LTt A1 résultats assurance que dans des lettres à A1 d'assurance, à l'exclusion des lettres de A1 assurance.
A propos environ. Ce n'est pas un type-o, mais une référence à une autre occasion par souci de concision. Utilisation RE entre le nom et sauve phrase descriptive des personnages tout en évitant la confusion. Considérez ce nom de fichier:
30/06/2010 Sam Lee LTt Singasong Profit.pdf trimestre Restaurant quatrième
En ajoutant le mot fait environ un nom long, mais plus il en laissant de côté peut causer de la confusion. Est la lettre de Sam Lee sur le restaurant Singasong ou à Sam sur le Restaurant Lee Singasong ou à Sam Lee Sinagasong sujet d'un restaurant sans nom? Utilisation de RE à la fois comme abréviation et séparateur résout à ceci:
30/06/2010 RE LTt Sam Lee Singasong Profit.pdf trimestre Restaurant quatrième
En résumé, avec, abréviations de fichiers sont:
facile à mettre en œuvre et à comprendre
renforcer la recherche de fichiers Windows
éliminer la confusion
renforcer la recherche visuelle
permettre un tri et une recherche par type de document quel que soit le type de fichier
n'empêchent pas le tri et la recherche par type de fichier
Jeu Fév 24, 2011 6:22 am