Si vous avez lu un de mes articles précédents, vous savez que je suis un grand défenseur de la gestion de base de données. Le but de cet article est de creuser plus profondément dans les écrous et boulons de la façon de construire, développer et optimiser votre base de données dans le but d'augmenter vos profits.
Plusieurs gens d'affaires n'ont même pas une base de données, et ceux qui ne fois ne jugeons pas autre chose qu'une rolodex électroniques conçus pour garder la trace des numéros de téléphone et adresses e-mail. Je peux vous dire par expérience personnelle que une base de données, si bien cultivé, peut être beaucoup plus, et peut en fait être une des clés pour accroître votre entreprise.
Nous explorerons les cinq éléments clés suivants de la construction d'une base de données de succès dans cet article:
1. Si je ne possédez pas déjà une base de données, comment dois-je commencer?
2. Quelles sont les caractéristiques que je devrais rechercher dans un programme de base de données?
3. Quelles informations dois-je mettre dans ma base de données?
4. Quelles sont les tâches doivent accomplir ma base de données?
5. maintenance de base de données et l'utilisation quotidienne.
Si je ne possédez pas déjà une base de données, comment dois-je commencer?
Si vous ne possédez pas déjà une base de données, la clé est de commencer dès que possible et de prendre l'habitude d'utiliser votre base de données chaque fois que vous entrez en contact avec un prospect, partenaire d'affaires, ou le client.
Ne vous laissez pas paralysie de l'analyse et à trop analyser la situation. Il est important de comprendre que les habitudes de prendre le temps de développer et d'utiliser votre base de données ne sera pas facile au premier abord. Surtout dans le premier mois, vous passerez beaucoup de temps à l'obtention de votre base de données sur les rails. Il y aura beaucoup de saisie des données impliquées pour obtenir vos contacts dans votre base de données actuelle.
La première étape est de rassembler tous vos documents papier afin que vous pouvez les entrer dans votre base de données. listes de diffusion à la clientèle, rolodexes, cartes de visite, les anciens fichiers, ce que vous avez qui a les coordonnées des personnes que vous avez entrer en contact avec. Vous devriez inclure d'anciens clients, prospects, contacts d'affaires, et toute autre personne que vous connaissez.
L'autre chose à considérer est le système de base de données ce qui à utiliser. Il est difficile de commencer avec une base de données, puis passer à un autre deux mois plus tard, une, alors faites vos devoirs et décider lequel convient le mieux à vos besoins. Il existe de nombreux programmes de base de données spécifiques à l'industrie, en particulier dans des domaines tels que l'immobilier, et il ya aussi de bons programmes à des fins générales telles que ACT! et Outlook. Mon programme de choix est ACT!, Et même si elle n'est pas sans défauts, il réalise 99% de ce que je suis à la recherche dans un programme de base de données.
Quelles sont les caractéristiques dois-je rechercher dans une base de données?
Votre programme de base de données, sur un niveau de base, devrait garder la trace des numéros de téléphone, adresses email, adresses physiques, et les coordonnées d'autres. Il faut également personnalisable afin que vous pouvez ajouter des champs pour garder une trace des données à caractère spécifique qui est important pour vous ou votre ligne de travail. Par exemple, je suis dans le secteur du crédit hypothécaire, si l'une des caractéristiques que j'aime dans ACT! c'est que j'ai été en mesure d'ajouter quelques centaines de champs spécifiques à ma base de données comme des informations sur le prêt que mes clients ont, de leur information financière, et d'autres données liés aux crédits hypothécaires.
J'ai également programmé dans les domaines qui me aider avec de telles perspectives que le calendrier pour l'achat, le plus important de points chauds, le meilleur moment pour appeler, source de référence, date de référence, et d'autres données pertinentes pour le suivi.
Il devrait également être un endroit où vous pouvez prendre des notes pour chaque contact. J'utilise les notes onglet Historique / dans ACT! pour enregistrer des éléments clés de chaque conversation que j'ai avec un prospect, client ou partenaire commercial et d'essayer de prendre mes notes immédiatement après l'appel téléphonique. Si je reçois un mail d'un contact, j'ai tout simplement copier et coller l'e-mail toute dans l'onglet Historique des notes /. Vous constaterez que si vous prenez de bonnes notes de vos conversations, il sera plus facile de créer des liens, car vous pouvez vous reporter aux points clés et des détails sur votre perspective qui leur inculquer que vous avez été attentif et qu'ils sont importants pour vous . Aucun humain ne peut se souvenir de tout sur tout le monde et toutes les conversations, afin de prendre des notes!
Une autre caractéristique importante que toute base de données aura est la capacité de planifier des rappels. Après chaque appel téléphonique que j'ai avec une personne, annexe I du prochain rendez-vous ou par téléphone alors que je n'ai pas de se rappeler de le faire. A cela s'ajoute la possibilité de programmer une série d'activité. ACT! par exemple, a une fonction où je peux programme dans une série d'activités au clic d'un bouton qui peut être commun à plusieurs contacts. La série en particulier est déjà pré-définis dans le système.
Publipostage capacité est encore une autre caractéristique clé que vous devez rechercher dans votre programme de base de données. Si vous n'êtes pas familier avec fusion et publipostage, vous devez prendre le temps d'apprendre ce que c'est et comment cela fonctionne. De fusion et publipostage vous permet d'envoyer un groupe d'e-mails à plusieurs personnes, mais personnaliser chaque e-mail pour chaque contact vous l'envoyez à l'aide des informations de leur fiche de contact. Par exemple, vous pouvez envoyer 100 e-mails, et chacun sera personnalisé à-dire "Cher" Prénom ". Ceci est une fonctionnalité puissante qui si elles sont utilisées peuvent aider à bâtir votre entreprise avec un minimum d'effort de votre part. Publipostage peut également être utilisés pour générer des lettres de papier personnalisé.
La dernière caractéristique qui doit faire partie de votre programme de base de données est la capacité de faire des requêtes complexes. Ce que je veux dire par là que vous devez avoir la capacité, par exemple, pour rechercher tous les contacts dans votre base de données qui ont acheté quelque chose entre Juillet et Décembre de l'année 2005, ou vous pouvez consulter l'ensemble de vos clients avec des noms de famille de AM . programmes de base de données de base ne vous permettent de rechercher des contacts sur un seul niveau. programmes de base de données Mieux, tels que ACT! vous permettra de rechercher sur plusieurs niveaux. Par exemple, un programme de bonne base de données vous permet de rechercher tous les clients de vous en Californie, puis encore le réduire intérieur de ce groupe de clients avec des noms de famille de AM. programmes de base de données n'est pas si bon vous permettra seulement de rechercher des clients en Californie, mais alors vous ne pouvais pas aller à un autre niveau et affiner la recherche. Vous constaterez que vous souhaitez que cette fonctionnalité que vous obtenez plus profondément dans databasing.
Quelles informations dois-je mettre dans ma base de données?
À tout le moins, votre programme de base de données devrait servir d'rolodex électronique. Mais, avec seulement cette information minimale, c'est tout ce que ce sera à vous. Encore une fois, il est important de s'assurer que vous avez trouvé un programme qui est personnalisable afin que vous pouvez ajouter les champs que vous souhaitez. En plus du numéro de téléphone, adresses, et les noms, voici une brève liste de certains des articles que j'ai inclus dans ma base de données:
source de référence, date de référence, adresse du site Web, le meilleur temps de contact, forme préférée de contact, les points chauds pour les ventes, le numéro d'identification, le statut, délai, date de naissance, nombre d'enfants, les loisirs, les enquêtes, les informations spécifiques de l'industrie et qui se rapporte à votre entreprise.
Vous devez également avoir une section sur les notes pour enregistrer des notes sur les conversations avec vos contacts. Il est également très utile si votre programme de base de données conserve un historique des e-mails, appels téléphoniques, et les nominations qui sont enregistrées automatiquement lorsque vous «clair» vos rappels.
Quelles sont les tâches doivent accomplir ma base de données?
Votre base de données devrait vous permettre d'assurer le suivi avec vos prospects, clients et partenaires d'affaires, d'une manière efficace, de façon méthodique qui ne prend pas beaucoup de votre temps. À mon avis, c'est la chose la plus importante que votre base de données peut faire pour vous aider à faire croître votre entreprise.
La clé est de développer des systèmes qui vous aident à rester en face de chaque personne qui entre dans votre base de données, littéralement jamais. Par exemple, j'ai classé mes contacts en six catégories générales pour le suivi: prospects, clients, «en cours», «retard conduit", agents immobiliers, et des contacts d'affaires. J'ai développé et automatique systèmes de suivi pour chaque catégorie. Ces systèmes intègrent les différents types de contact: email, courrier et téléphone. Une fois le contact est mis dans une catégorie particulière, ils sont branchés sur le suivi de campagne pour cette catégorie pour toujours.
Avec un système de suivi comme celui-ci en place, il n'est pas un hasard que, lorsque vient le temps d'acheter, de vos prospects pensent de vous. Quand vient le temps de se référer, vos partenaires commerciaux vous référer à vous. Et lorsqu'ils le font, il est important de prendre l'habitude d'ouvrir votre base de données dès la première seconde du premier appel téléphonique avec chaque prospect ou contact. Prendre de bonnes notes, poser les bonnes questions, et d'enregistrer le tout dans votre base de données. Plus vous en savez sur les personnes que vous entrer en contact avec, le plus il sera facile de vendre plus.
maintenance de base de données et l'utilisation quotidienne
La touche finale au développement d'une base de données efficace est de vous assurer d'avoir un système de maintenance en place. Vous devez tout d'abord purger votre base de données sur une base continue des contacts avec des numéros de téléphone mauvaise, mauvaise e-mails, etc
Une fois que vous obtenez en profondeur dans la gestion de bases de données, vous deviendrez alors tributaire de votre base de données qu'il sera l'épine dorsale de votre entreprise. Il est extrêmement important de sauvegarder votre base de données sur une base régulière et à stocker la sauvegarde sur une source externe. Je suis au point où si je devais perdre ma base de données, mon entreprise serait en grave danger. Je sauvegarder tous les 3 jours, et stocker la sauvegarde sur un disque dur externe ainsi que sur mon bureau.
Développement d'une base de données efficace ne sera pas une tâche facile et vous pouvez dans un premier temps la question de mon affirmations contenues dans cet article. Cependant, avec le travail persistant, au cours de quelques mois, vous verrez que une base de données efficace va transformer votre entreprise et vous amène à de nouveaux niveaux.
Lun Jan 31, 2011 12:40 pm